Como uma empresa pode controlar com eficiência milhares de itens que comercializam, fazer os registros destes como entrada e saída de estoques, acompanhar flutuações de preços, montar quadros comparativos dos concorrentes, etc. sem a ajuda da informática; Nos dias atuais podemos dizer que seria praticamente impossível, independente do porte desta empresa.
Na época dos “Mainframes” apenas empresas de “grande” porte tinham condições de comprar e manter uma estrutura de informática, porém, no inicio dos anos 90 houve uma popularização da informática com o advento do microcomputador. A partir daí, surgiram inúmeras empresas especializadas em “software” de gestão que propunham facilitar a vida dos empresários com informações gerenciais on line e ao mesmo tempo, baratear os custos da informação.
Não é uma maravilha?????
Pois bem, com esse apelo, o empresariado só tem uma saída, ou entra na era da informática ou fica na idade da pedra e morre por falta de competitividade. Na ânsia de fazer parte do grupo que sobreviverá, os empresários investem alto em softwares que venham resolver todos os seus problemas de informação e controle (Pois não é exatamente isso que elas propõem!).
Bem, é aí que começam os problemas?
Como consultor já vi de tudo, empresas trocarem suas TI’s (software) por outra por entenderem que a atual não atende as suas necessidades e quando questionados, dizem que o sistema é “MANCO”, pois sempre falta alguma coisa; Quando ouvimos a frase: Tenho que fazer um “levantamento”, é sinal que o sistema não foi bem implantado.
O processo de implementação de uma TI é muito custoso, tanto financeiro como fisicamente. Financeiro porque os custos não são baixos, vão da licença de uso aos custos de implementação (customização) e este último, muitas vezes é omitido dos empresários ou pelo menos minimizados para garantir as vendas. Fisicamente porque parece que nunca vai acabar (e dificilmente vai!! E quando parece que vai, surge uma nova versão – up grade). O resultado desta combinação é o stress dos empresários (e de seus funcionários) que se sentem lesados e incapazes diante da situação que eles criaram. Alguns chegam a dizer que tem um sistema Quevedão (Padre Quevedo), ou seja, “isto no écxiste” e que o sistema continua como antes, “MANCO”, apenas com uma roupagem nova, porém um caminhão de dinheiro se foi e pra nada.
Obs. Existem dois setores muito fortes nas empresas de TI’s: A área Comercial e a área Jurídica.
Ao longo de anos de experiência profissional e de ter passado por inúmeras empresas não me recordo de nenhuma que tenha uma TI com todos os módulos funcionando adequadamente. Sempre há um pequeno “probleminha”. Normalmente a culpa para estes entraves nunca é do usuário e sim do sistema (pelo menos é o que dizem). Seria fácil se tudo realmente fosse do sistema, mas não o é!! A implantação de uma TI requer mudança de cultura e quando falamos em cultura, falamos de pessoas, que fazem as coisas acontecerem ou não; e normalmente, nem as empresas que pleiteiam os softwares como as que vendem estão preparadas para fazer esta mudança. É normal sentir medo do novo, de não se adaptar e ser taxado de incompetente. Este talvez seja o maior medo do ser humano.
A compra e a implementação de uma nova TI terá sucesso se houver o envolvimento de todos. Se houver uma preparação antecipada e para isso é fundamental seguir as seguintes etapas:
· Reavaliação dos fluxos dos processos: Aproveitando o processo de informatização é interessante reavaliar todos os fluxos, para isto, seria interessante montar equipes de trabalho para fazer este papel, assim, gerará comprometimento, uma vez que o resultado é fruto de seu esforço e se sentirão pais da nova metodologia.
· Ajuda técnica: É comum pensarmos que os profissionais que estão implementando os módulos da nova TI são “expert” não só em software (informática), mas também em processos. É lógico que por já terem passados por várias implantações até sugerem alguma coisa, mas não é sua especialidade. A melhor coisa a fazer é pedir ajuda a profissionais especialistas no processo em questão, se não tiver internamente, busque fora, pois o investimento na TI é alto e depois de implementado…… É duro ficar com o Mico na mão.
· Cronograma: Para não ter surpresas tenha sempre na mão o cronograma de todas as etapas da implantação. Acompanhe e cobre cada uma delas, assim forçarão todos a seguirem com o programado. A tendência natural do ser Humano é de fazer primeiro o que sabe e depois o resto. Basta olhar os módulos implementados nas empresas, é comum vermos funcionando os módulos contábil e financeiro, pois o conceito é igual em todas as empresas independente do ramo. Outro ponto importante é que com estes módulos implementados a possibilidade de desistência do comprador diminua.
· Horas de Implementação: Ao se comprar uma TI normalmente se compra certo numero de horas para implementação da metodologia, todavia, este numero que parece inicialmente ser grande não dá pra nada e aí começam as surpresas. O custo hora destes profissionais tende a ser muito elevado, e, por isso, é fundamental que ao iniciar o processo de informatização, certifique-se que as etapas acima de reavaliação dos fluxos e as parametrizações sistêmicas já estejam prontas. O atraso ao cronograma e consequentemente, o aumento nos custos, se dá em função das constantes solicitações de funcionários, pelo menos essa é a desculpa mais comum dos consultores.
Outro ponto que muitas vezes não é avaliado na hora da compra do software é a estrutura de apoio oferecida aos usuários. Por vezes, fica-se a mercê da vontade e da presteza destas empresas para resolver este ou aquele problema, gerando desgastes e prejuízos enormes, e pensar que tudo isto poderia ter sido evitado se, ainda na fase de namoro, tivesse visitado os clientes (usuários) deste sistema e conhecido “in loco” as suas dificuldades. A falta de estrutura, principalmente nas pequenas empresas de informática é latente e quando vem junto com um profissionalismo duvidoso é……
Para quem esta passando por este processo ou vai passar!
…………Esteja preparado!!!!
Nota sobre o Autor: Mauricio Moura é Consultor de Empresas e Sócio- Diretor da Moura Fernandes Consultoria. Graduado em Administração de Empresa com especialização em Processo de Produção.
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